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パーキンソンの法則で仕事の質アップと時間の有効活用をはかる

仕事を進める際に、設定された納期や締め切り日が長くても短くても期日通りにぴたりと仕上がる経験は誰もがよくすることです。

中には突発事故などで納期遅れや締め切りオーバーになることもありますが、大半は仕事の仕上がり日と設定された納期や締め切りの日が一致します。

あらためて考えてみれば、なぜこんなことになるのか不思議に感じませんか?

この現象はパーキンソンの法則と呼ばれています。
法則をタイムマネジメントに活用することで、仕事の質を上げたり、時間の有効活用をはかることが出来ます。

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「パーキンソンの法則」とは

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英国の歴史・政治学者シリル・ノースコート・パーキンソンは、1958年に著作「パーキンソンの法則:進歩の追求」の中で次のように提唱しました。

(以下、Wikipediaより引用)
第1法則
仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する。

第2法則
支出の額は、収入の額に達するまで膨張する。

ニッポニカでの解説を要約すると、

第1法則は、行財政組織において、公務員の数が増え続けるのは仕事の有無や重要度に関係がない。
それは部下の数を増やし、上級公務員がさらに出世するために必要だからというところから来ています。

第2法則は、国家の財政において政策実施に伴う支出を先に決め、それから収入を定めるところから来ています。

パーキンソンは、「金は入っただけ出る」と言っています。

今回の記事では第1法則を適用して話を続けます。

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私たちの仕事の進め方は「パーキンソンの法則」の世界

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子供のころ、夏休みの宿題を最後の数日で仕上げてやっとのことで間に合わせ、新学期に臨んだことがあります。

この思い出は多くのことが経験されているのではと思います。

夏休みは十分時間があるにもかかわらず、まずは遊びや楽しみが優先で、宿題は後回しでした。

大人になってからの仕事の仕方はどうかですが、似たり寄ったりのところがあります。

納期や締め切りに余裕があると思える仕事はスローペースで進み、期限に近くなって集中して取り組み、仕上げます。

もともと納期に余裕がなかったり、普通のペースでは無理だと思える仕事の場合でも、あれこれ考えて、期限に間に合わせてしまいます。

つまり、期限に余裕があってもなくても期日通りに丁度仕上げるよう調整しまうのです。

余裕があるからといって、数日前に仕上げることはしません。

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「パーキンソンの法則」をうまく活用しよう!

「パーキンソンの法則」により、私たちには仕事を期日通りに仕上げてしまう性質があるのなら、これを上手に活用する方法がありそうです。

それは、本来の締め切りとは別に、前倒しした締め切りを自分で設定しておくのです。

例えば、ある調査報告書の締め切り日が2週間先だとします。

自分用の締め切り日を1週間後に設定し、後の1週間を開けておきます。

本来の半分の時間で仕上げなければならないので、かなり集中して取り組むことができます。

こうすることで、いくつかのメリットが出てきます。

・突発的割り込み事項が発生しても余裕で処理できる。
・仕様変更などの要求に柔軟に対応できる。
・残りの1週間で内容のチェックなどをして見直し、質の向上を図れ、完成度があがる。
・次の仕事に早く取り掛かれる。

などです。

順調に自分用の締め切り日に仕上がったら、自分にご褒美をあげましょう。

仕事に限らず、日常生活でも「パーキンソンの法則」を当てはめれば、もっと快適に過ごせるのではないでしょうか。

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